2013年12月2日 星期一

轉載~時間“四象限”法



時間四象限



什麼是時間四象限

  時間四象限法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個象限既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機)、重要但不緊急(如建立人際關係人員培訓、制訂防範措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網、閒談、郵件、寫博客等)。 

  按處理順序劃分:先是既緊急又重要的,接著是重要但不緊急的,再到緊急但不重要的,最後才是既不緊急也不重要的。四象限法的關鍵在於第二和第三類的順序問題,必須非常小心區分。另外,也要注意劃分好第一和第三類事,都是緊急的,分別就在於前者能帶來價值,實現某種重要目標,而後者不能。 

  以下是四個象限的具體說明: 

  1、第一象限是重要又急迫的事。
 
  舉例:諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。
  這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻,也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了,我們很會可能變成行屍走肉。但我們也不能忘記,很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足,而變成迫在眉睫。 

  該象限的本質是缺乏有效的工作計畫導致本處於重要但不緊急第二象限的事情轉變過來的,這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況,就是。 

  2、第二象限是重要但不緊急的事。
 
  案例主要是與生活品質有關,包括長期規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。 

  荒廢這個領域將使第一象限日益擴大,使我們陷入更大的壓力,在危機中疲於應付。反之,多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力,縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施,很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發揮個人導力的領域。 

  這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標誌,建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作,以使第一象限的事無限變少,不再瞎。 

  3、第三象限是緊急但不重要的事。
 
  舉例:電話、會議、突來訪客都屬於這一類。 

  表面看似第一象限,因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個裡面打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標準。 

  4、第四象限屬於不緊急也不重要的事。
 
  舉例:閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。

  簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閒活動,因為真正有創造意義的休閒活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路,反而是對身心的毀損,剛開始時也許有滋有味,到後來你就會發現其實是很空虛的。

2 則留言:

  1. 您這篇文章有些地方怪怪的。
    1. 正確象限的畫分跟本文坐標圖不符。可參考維基百科,第 2 象限應該在左上角,第 3 象限在左下角,第 4 象限在右下角。
    2. 本文坐標圖跟本文文字內容不符。其實您的文字,網路上也有差不多一模一樣的。有人說不同領域的畫分標準不一樣。但是您開頭自己的坐標圖又跟自己的內文不符。例如,開頭的坐標圖,重要但不緊急,標示的是 4 。但是您的第 2 點卻說「第二象限是重要但不緊急的事。」重要但不緊急,到底是 2 還是 4 ? 內文的第 3 跟第 4 象限也是一樣有疑問。

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    1. 抱歉,現在才看到您的留言,

      本文章純屬轉載,謝謝您所提供的意見。

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